L’essor du numérique et les contraintes sanitaires liées à la pandémie ont conduit de nombreuses entreprises à organiser leurs assemblées générales (AG) en visioconférence. Mais au-delà de cette adaptation conjoncturelle, cette pratique a été pérennisée par la législation.
Si votre société envisage de tenir ses assemblées générales à distance, il est essentiel de respecter les règles légales en vigueur afin de garantir la validité des décisions prises.
1. Visioconférence et assemblées générales : ce que dit la loi
La possibilité de tenir une assemblée générale en visioconférence est désormais encadrée par la loi, notamment grâce à la loi « Attractivité » du 16 août 2022, qui permet aux sociétés d’utiliser ce mode de réunion sous certaines conditions.
Les conditions pour organiser une AG en visioconférence
- Une clause statutaire adaptée : Pour être valable, la tenue d’une AG à distance doit être prévue dans les statuts de la société. Si ce n’est pas le cas, il est impératif de procéder à une modification des statuts.
- Un dispositif technique sécurisé : Les outils numériques doivent garantir l’identification des participants, la confidentialité des échanges et la traçabilité des votes.
- Le respect des règles de quorum et de majorité : Une AG virtuelle doit obéir aux mêmes règles qu’une assemblée en présentiel, notamment en ce qui concerne le calcul du quorum et la prise de décisions à la majorité requise.
2. Quels sont les avantages de la visioconférence pour les AG ?
L’adoption de la visioconférence présente plusieurs avantages stratégiques pour les entreprises :
✅ Flexibilité : Participation facilitée pour les actionnaires et associés, y compris ceux à l’étranger.
✅ Réduction des coûts : Moins de dépenses liées aux déplacements et à la logistique.
✅ Sécurité juridique : Si les règles sont bien respectées, les décisions prises en AG virtuelle ont la même valeur légale que celles prises en physique.
3. Comment sécuriser juridiquement vos assemblées générales en ligne ?
La mise en conformité statutaire est essentielle pour garantir la validité des décisions prises lors d’une AG en visioconférence. Il est donc recommandé de :
- Vérifier vos statuts : Si la possibilité de réunion à distance n’y figure pas, une mise à jour est nécessaire.
- Mettre en place une solution technique adaptée : Systèmes de vote électronique sécurisés, identification des participants, enregistrement des échanges si nécessaire.
- S’appuyer sur un accompagnement juridique spécialisé pour éviter toute contestation future.
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