Depuis février 2025, la réglementation encadrant les logiciels de caisse a été renforcée. Tous les professionnels réalisant des ventes auprès de particuliers doivent s’assurer que leur logiciel est certifié par un organisme accrédité, sous peine de lourdes sanctions.
Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse ?
Le logiciel de caisse permet à un professionnel d’enregistrer les paiements perçus lors de ventes de biens ou de prestations de services. Il constitue un outil central de gestion des encaissements, notamment en BtoC.
Ce qui change en 2025
Avant 2025
Depuis 2018, les professionnels devaient utiliser un logiciel ou système de caisse :
- sécurisé,
- inaltérable,
- conservant et archivant les données de vente.
Jusqu’en janvier 2025, une auto-attestation fournie par l’éditeur du logiciel suffisait à démontrer sa conformité.
Depuis le 16 février 2025
La législation s’est durcie :
- L’utilisation d’un logiciel certifié par un organisme accrédité est désormais obligatoire.
- Deux organismes sont actuellement reconnus : Infocert et le LNE (Laboratoire National de métrologie et d’Essais).
- C’est à l’éditeur du logiciel d’obtenir la certification, mais l’utilisateur professionnel doit s’assurer que celle-ci lui a bien été transmise.
À noter : si le logiciel regroupe comptabilité et caisse, seule la partie “caisse” est soumise à certification.
Quelles données doivent être sécurisées ?
Les données concernées par cette obligation sont :
- La date et l’heure de la transaction,
- Le montant encaissé,
- Le détail de la vente.
Ces informations doivent être :
- Inaltérables : impossibles à modifier sans laisser de trace,
- Sécurisées : protégées contre la fraude,
- Conservées et archivées : accessibles sur le long terme.
Calendrier de mise en application
- Jusqu’au 31 août 2025 : les auto-attestations éditeurs restent tolérées.
- Du 1er septembre 2025 au 28 février 2026 : si la certification n’est pas encore obtenue, une preuve de demande (devis signé, contrat en cours…) est acceptée.
- À partir du 1er mars 2026 : la certification devient obligatoire sans exception.
Qui est concerné par cette obligation ?
Sont soumis à cette réglementation :
- Les professionnels assujettis à la TVA,
- Qui réalisent des ventes à destination de particuliers.
Ne sont pas concernés :
- Les professionnels ne facturant qu’à d’autres professionnels,
- Ceux non assujettis à la TVA,
- Les bénéficiaires du régime forfaitaire agricole,
- Les professionnels dont les paiements passent directement par une banque européenne.
Quels sont les risques en cas de non-conformité ?
En cas de contrôle :
- Une amende de 7 500 € par logiciel non certifié peut être appliquée.
- Un délai de 30 jours est accordé pour la mise en conformité.
- Passé 60 jours, une nouvelle amende peut être infligée.
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