Les frais de déplacement du gérant représentent une charge courante pour de nombreuses entreprises, notamment lorsqu’il s’agit de déplacements professionnels liés à la gestion, aux rendez-vous clients ou aux réunions extérieures.
Mais quelle est la fiscalité applicable ? Et dans quels cas ces remboursements peuvent-ils être requalifiés par l’administration ?
1. Ce que dit le principe
En principe, les frais de déplacement remboursés au gérant sont considérés comme une rémunération professionnelle.
Ils sont donc imposables dans la catégorie des traitements et salaires, au même titre que la rémunération classique du dirigeant.
Toutefois, ces remboursements doivent correspondre à des frais réellement engagés dans l’intérêt de l’entreprise, et être justifiés.
2. Dans quels cas une requalification est-elle possible ?
L’administration fiscale ne peut pas automatiquement requalifier ces remboursements en revenus distribués.
Cependant, une telle requalification peut intervenir si :
- Les frais ne sont pas correctement enregistrés en comptabilité ;
- Le montant total des remboursements est jugé disproportionné par rapport à l’activité du gérant ;
- Les déplacements ne sont pas liés à la fonction de direction ou à l’objet social de la société.
En cas de contrôle fiscal, ces éléments peuvent entraîner un redressement et la réintégration des sommes dans les bénéfices imposables.
3. Recommandations pratiques pour éviter tout risque
Pour sécuriser la gestion des frais de déplacement du gérant, quelques bonnes pratiques sont à adopter :
- Comptabiliser les remboursements dans un compte dédié aux frais professionnels ;
- Conserver un relevé détaillé mentionnant la date, le trajet et le motif du déplacement ;
- Veiller à la cohérence des montants remboursés avec la nature et la fréquence des déplacements ;
- Prévoir une note de frais validée et signée pour chaque mission.
L’accompagnement du cabinet AEQUITAS
Chez AEQUITAS, cabinet d’expertise comptable implanté à Lille, Lens et Douai, nous accompagnons les dirigeants d’entreprise dans :
- La mise en place de procédures internes de remboursement des frais ;
- La sécurisation fiscale et comptable des dépenses professionnelles ;
- Le conseil juridique et social lié à la rémunération du gérant.
Un accompagnement sur mesure pour éviter les risques de requalification et garantir la conformité de vos pratiques.
