Les bénévoles peuvent être remboursés des frais qu’ils engagent dans le cadre de leurs missions associatives, mais ce remboursement est encadré par des règles précises. À défaut de respect, l’association risque une requalification fiscale avec des conséquences lourdes.
Quelles dépenses peuvent être remboursées ?
Les frais doivent être :
- Engagés dans l’intérêt direct de l’activité associative,
- Supportés personnellement par le bénévole,
- Justifiés par des pièces probantes (factures, tickets, notes…).
Exemples de frais remboursables :
- Billets de transport, carburant, péages,
- Hébergement, restauration,
- Achats de fournitures nécessaires aux activités,
- Utilisation du véhicule personnel.
⚠️ Un simple tableau ne suffit pas : chaque dépense doit être accompagnée d’un justificatif original. Sans cela, l’administration peut requalifier les remboursements en rémunérations déguisées.
Frais kilométriques : conditions strictes
Le remboursement des frais liés à l’utilisation d’un véhicule personnel se fait selon le barème fiscal des indemnités kilométriques.
Conditions à respecter :
- Justification du nombre exact de kilomètres,
- Lien clair avec l’objet social de l’association,
- Utilisation effective d’un véhicule personnel.
❗ En l’absence de ces preuves, les sommes versées peuvent être imposables pour le bénévole, et l’association peut perdre ses exonérations fiscales.
Renonciation au remboursement = réduction d’impôt
Un bénévole peut renoncer au remboursement de ses frais et ainsi les déduire de ses impôts, sous réserve de remplir certaines conditions :
- L’association doit conserver les justificatifs,
- Un reçu fiscal doit être délivré au bénévole,
- Le bénévole doit formuler une renonciation écrite.
Ces frais doivent être engagés dans le cadre d’une mission conforme à l’objet social.
Une vigilance essentielle : le rôle du contrôle interne
Pour préserver son caractère non lucratif, l’association doit mettre en place une procédure rigoureuse :
✅ Checklist de bonnes pratiques :
- Collecte systématique des justificatifs originaux,
- Validation et autorisation formelles des frais,
- Archivage fiable et organisé,
- Formation des dirigeants et trésoriers sur les obligations fiscales.
Besoin d’un accompagnement pour sécuriser vos pratiques ?
Notre cabinet Aequitas accompagne les associations dans la mise en conformité de leur gestion financière et administrative.
Nous sommes à vos côtés pour vous aider à éviter les risques fiscaux et à sécuriser le fonctionnement de votre structure.
📞 Contactez notre équipe à Douai, Lens ou Lille.
