Rappel :
Le délai général de conservation de vos factures est de six ans. Mentionné au premier alinéa de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales (LPF), s’applique aux livres, registres, documents ou pièces auxquels l’administration a accès pour procéder au contrôle des déclarations et des comptabilités des contribuables astreints à tenir et à présenter des documents comptables.
En application de l’article L. 102 C du LPF, afin de garantir les exigences visées au V de l’article 289 du CGI, les factures doivent être stockées sous la forme originale, papier ou électronique, et pour les factures électroniques, sous leur format original, sous lesquelles elles ont été transmises ou mises à disposition.
La méthode de conservation des factures diffère selon son format d’origine.
- Factures Papier :
Les entreprises qui reçoivent ou qui émettent des factures papier peuvent les numériser, sous conditions, à tout moment et les conserver de manière dématérialisée durant six ans.
Dans ce cadre, le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Le résultat de cette numérisation doit ainsi être la copie conforme à l’original en image et en contenu.
Les factures conservées sous forme papier doivent être stockées sur le territoire français.
Le lieu de stockage doit être situé dans un lieu immédiatement accessible à toute requête de l’administration.
- Factures électroniques et/ou informatiques :
L‘article 1366 du code civil prévoit que « l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ».
En vertu du V de l’article 289 du CGI, l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures doivent être garanties à compter de leur émission et jusqu’à la fin de leur période de conservation, c’est-à-dire six ans.
Les même modalités de conservation s’appliquent aux document qui sont établis ou reçus sur support informatique.
Par « format » informatique de la facture, on entend la structure caractérisant la présentation des informations au sein d’un ordinateur, lors d’une transmission ou sur un support d’entrée ou d’édition de résultats (traitement de texte, format image, document structuré, etc.).
Le format original de la facture est le format sous lequel la facture a été émise et transmise par son émetteur.
Tout assujetti stockant ses factures par voie électronique sur le territoire français ou sur le territoire d’un autre Etat membre de l’Union européenne ou d’un pays lié à la France par une convention prévoyant une assistance mutuelle s’assure que l’administration a, à des fins de contrôle, un accès en ligne permettant le téléchargement et l’utilisation des données stockées.
