Combien de temps faut-il conserver ces documents ?
Pour pouvoir justifier la véracité comptable d’une dépense ou d’un achat, pour faire valoir nos droits, en cas de litige, vous êtes tenus de conserver vos documents administratifs selon une durée réglementaire.
La durée de conservation de documents reçus ou établis par une entreprise au cours de son activité, est tributaire de leur nature et des obligations légales qui en découlent. La durée conservation documents entreprise et la conservation documents comptable correspondent à la période pendant laquelle l’administration peut effectuer des contrôles.
Sous quelle forme peut-on conserver ses papiers ?
Les documents à conserver se présentent le plus souvent sous forme papier, mais sont de plus en plus dématérialisés comme par exemple des factures. Des documents produits par un tiers privé ou public peuvent vous être adressés par e-mail ou être mis à votre disposition sur un site internet au format numérique. Ces documents ont la même valeur juridique que les documents papier originaux et les mêmes durées de conservation. Ces documents originaux ont une valeur juridique.
Les documents scannés pour être conservé sur votre ordinateur ou un serveur, n’ont pas la valeur d’un original.
Vous pouvez utiliser des photocopies de vos documents à destination de l’administration si la copie est lisible, mais l’administration sera en droit de vous demander l’original du document en cas de doute sur la validité de la copie.
Liste des durées de conservation selon le type de document via le PDF ci-dessous.
Quelles sont les sanctions applicables en cas de fraude ?
Si lors d’une vérification comptable par l’administration fiscale, vous n’êtes pas en mesure de présenter vos documents, vous risquez : une pénalité de 50 % des sommes facturées lorsque l’entreprise ne conserve pas ses factures de vente,
Un ré-haussement du bénéfice taxable lorsque l’entreprise ne conserve pas ses factures d’achat, l’amende peut s’élever à 25 000 euros et l’Administration peut procéder à une taxation d’office sur le CA assortie d’une pénalité de 40 % ;
Un rejet de comptabilité lorsque l’entreprise ne conserve pas ses documents comptables ;
Ou une amende de 5000 euros lorsque l’entreprise refuse de communiquer les documents réclamés par l’administration fiscale ;
Une amende de 1 500 euros pour destruction des documents ou refus de communiquer.
Nos conseils
Lorsque vos journaux comptables et grand livre comptable sont établis sur support informatique, ils doivent être conservés sous cette forme pendant une durée au moins égale au délai de reprise de l’administration prévu à l’article L169 du LPF.
Conserver vos justificatifs en version papier nécessite de la place et de l’organisation. Archiver vos documents de plus de 4 ans chez une société spécialisé en archivage peut être une bonne solution. Pourquoi 4 ans, c’est le délai des contrôles fiscaux. Cependant, il se peut que l’encre de certains tickets et facture s’efface. Il peut être pertinent de scanner les plus importantes, celle dont le montant serait significatif (plusieurs centaines d’euros).
Source : www.lepavillondesentrepreneurs.fr
Benoît MORTIER
le 1er mai 2018
