La création d’une entreprise engendre souvent des dépenses anticipées avant la constitution officielle et l’immatriculation de la structure. Ces frais, supportés par les futurs associés, concernent généralement des achats de fournitures, des équipements, ou encore des honoraires de consultation. Mais comment ces dépenses peuvent-elles être prises en charge par la nouvelle société une fois constituée ? Quels sont les critères à respecter pour que les associés puissent être remboursés ? Notre expert Aequitas en gestion comptable de Douai vous porpose de faire le point sur les démarches et le formalisme à suivre pour éviter toute mauvaise surprise. Sachez qu’à cette étape, un accompagnement personnalisé par un cabinet comptable peut être un atout précieux.
Quels frais peuvent être pris en charge par la société ?
Les dépenses effectuées avant la création d’une entreprise peuvent être remboursées à condition de remplir deux critères :
- Lien direct avec l’intérêt de la société : Les sommes engagées doivent être justifiées par un lien direct avec les besoins de l’entreprise en création. Cela peut inclure l’achat de matériel, des prestations de conseil, ou encore des fournitures nécessaires au démarrage de l’activité.
- Présence de justificatifs : Pour être remboursées, ces dépenses doivent être justifiées par des factures ou des contrats. Il est conseillé de demander une facture au nom du futur associé avec la mention : « agissant pour le compte de la société en formation XX qui sera domiciliée à [adresse du futur siège social] ». Cette précision permet de lier la dépense à la future société.
Comment formaliser la prise en charge des frais ?
Pour que la société prenne en charge les frais engagés avant sa création, elle doit en être juridiquement redevable. Cela implique de respecter certaines démarches :
- Inscription des dépenses en annexe des statuts : Il est possible de lister les dépenses anticipées dans une annexe aux statuts de la société. Cette option permet aux associés de donner leur accord unanime sur la prise en charge de ces frais par la future entreprise.
- Approbation en assemblée générale : Si les dépenses ne figurent pas dans les statuts, elles devront être approuvées lors d’une assemblée générale réunissant les associés. Cette démarche assure une validation collective des frais engagés.
Une fois ces formalités accomplies, les associés peuvent être remboursés par la société. Les dépenses engagées avant la constitution seront alors comptabilisées comme des charges ou des immobilisations dans les comptes de l’entreprise.
Les risques en cas de non-respect des formalités
À défaut de respecter le formalisme décrit ci-dessus, les dépenses supportées par les associés avant la création de la société risquent de ne pas être remboursées. En cas de litige, il sera difficile de prouver que les frais ont été engagés dans l’intérêt de l’entreprise en formation.
Pour éviter de telles situations, il est recommandé de se faire accompagner par un cabinet en expertise comptable, nos cabinets situés à Lille, Lens et Douai sont idéalement positionnés pour être au plus proche de vous. Nos experts Aequitas en gestion comptable peuvent vous conseiller sur la meilleure façon de gérer ces frais et d’assurer leur prise en charge dans les règles de l’art.
Conclusion
Les frais engagés avant la constitution d’une entreprise peuvent être remboursés si les formalités sont respectées et que les dépenses sont justifiées par un lien avec l’activité de la future société. Un cabinet comptable à Lille peut vous accompagner dans la préparation des statuts, la gestion des justificatifs, et les démarches administratives afin de garantir la conformité de votre entreprise dès sa création.