L’approbation des comptes annuels s’effectue au cours d’une assemblée générale ordinaire ayant pour objectif d’informer les associés de la situation économique et financière de la société, d’approuver les comptes de l’exercice écoulé par le dirigeant et d’affecter le résultat de l’exercice. Il s’agit d’une étape essentielle pour assurer la transparence de la vie des affaires.
Cette assemblée générale ordinaire des associés doit être convoquée une fois par an, en général dans un délai de 6 mois à compter de la clôture de l’exercice social, pour approuver les comptes. S’il n’est pas possible de réunir les associés dans ce délai légal, il est possible de solliciter une prorogation de 6 mois en adressant une requête au président du tribunal de commerce.
Une fois les comptes approuvés, ils devront être déposés via le Guichet Unique de l’INPI ou auprès du greffe du tribunal de commerce pour en garantir la transparence, ou presque, puisqu’il est possible d’accompagner le dépôt des comptes d’une déclaration de confidentialité, conditionnée toutefois au non dépassement de certains seuils.
Le dépôt des comptes annuels doit être effectué dans le mois suivant l’approbation des comptes. Ce délai pourra être porté à 2 mois en cas de dépôt par voie électronique. A noter que les décisions prises devront également être consignées dans le registre d’assemblées générales de la société.
Quelles sont les sociétés concernées par le dépôt des comptes annuels ?
- les sociétés à responsabilité limitée (SARL, EURL),
- les sociétés de personnes (SNC, SCS) sous certaines conditions,
- les sociétés par actions (SA, SAS et SCA),
- les sociétés commerciales dont le siège est situé à l’étranger et qui ont ouvert un ou plusieurs établissements en France,
- les sociétés d’exercice libéral (SELARL, SELAFA, SELCA, SELAS),
- les sociétés de participations financières de professions libérales (SPFPL),
- les sociétés coopératives et unions sous certaines conditions.
Quelles sanctions en cas de défaut de dépôt ?
Le défaut de dépôt des comptes annuels et des documents complémentaires est passible d’une amende de 1 500 €, pouvant être portée à 3 000 € en cas de récidive.
Des sanctions civiles peuvent également être prononcées : à la demande de tout intéressé ou du ministère public, le président du Tribunal de commerce, statuant par ordonnance de référé, peut enjoindre sous astreinte au dirigeant de la société concernée de procéder, dans le mois suivant la notification de l’ordonnance, au dépôt des comptes au RCS.
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