En date du 1er janvier 2018, les logiciels de caisse et systèmes de caisse n’ont plus le choix ! Ils doivent être conformes à la réglementation anti-fraude en vigueur prévue par l’article 286 du code général des impôts.
Cette disposition concernent toutes entreprises et personnes assujetties à la TVA et utilisant pour ses opérations et fonctionnalités courantes, un logiciel de caisse ou système de caisse. A noter que les éditeurs de logiciel ou concepteurs d’un système de caisse sont dans l’obligation de communiquer à leurs clients soit une attestation individuelle, soit un certificat délivré par un organisme accrédité.
Une amende dissuasive !
Un seul montant à retenir : 7 500 €
Cette forte amende est appliquée dans le cadre de l’utilisation d’un logiciel de caisse ou système de caisse non sécurisé (7 500€ par logiciel ou système utilisé). De plus, l’administration fiscale effectue ces contrôles à tout moment sur les lieux professionnels entre 8h00 et 20h00. Si les horaires d’ouverture sont différents, le contrôle « surprise » s’adaptera à ceux-ci. A noter que tout refus de contrôle par l’entreprise entraîne une amende immédiate de 7 500 €.
En cas d’absence d’élément « de preuve » de la conformité lors d’un contrôle, l’amende n’est pas appliquée si l’attestation ou le certificat sont présentés dans un délai de 30 jours à compter de la réception du procès-verbal.
En cas de non-conformité, l’entreprise dispose d’un délai total de 60 jours pour mettre en conformité son logiciel de caisse ou système de caisse, à compter de la remise du procès-verbal initial. Attention, une fois ce délai dépassé, l’administration fiscale pourra appliquer l’amende une nouvelle fois car celle-ci s’applique autant de fois que nécessaire jusqu’à la mise en conformité de cette obligation.
En quoi consiste la mise en conformité ?
L’obligation de conformité concerne les logiciels qui disposent d’une fonctionnalité de caisse et permettent l’enregistrement des opérations d’encaissement. A noter, que l’équipement en logiciel de caisse n’est pas « obligatoire » pour ceux qui n’en auraient jamais utilisé.
L’obligation de mise en conformité aux nouvelles règles fiscales ne rime pas forcément avec l’achat d’un matériel neuf. Un logiciel de gestion en ligne dédié aux petites entreprises et équipé d’une fonctionnalité de caisse peut suffire ou une simple mise à jour du matériel existant (souvent incluse dans le contrat de maintenance annuel) afin de disposer des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.
Cas de dispenses :
– les assujettis non redevables de la TVA, ceux qui bénéficient de la franchise en base de TVA
– les assujettis qui effectuent uniquement des opérations exonérées
– les exploitants agricoles bénéficiant du remboursement forfaitaire agricole
– les ventes à distance
– les opérations intracommunautaires
