Les indemnités kilométriques permettent aux dirigeants et salariés utilisant leur véhicule personnel pour leurs déplacements professionnels d’être remboursés de leurs frais. Mais attention : l’application du barème kilométrique ne suffit pas à sécuriser la déduction fiscale.
Une récente décision de justice rappelle que l’administration fiscale exige des preuves concrètes pour justifier ces remboursements. À défaut, les conséquences peuvent être lourdes pour l’entreprise comme pour le dirigeant.
Indemnités kilométriques : quelles sont les règles ?
Lorsqu’un dirigeant d’entreprise ou un salarié utilise son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle, l’entreprise peut lui verser des indemnités kilométriques calculées selon le barème publié chaque année par l’administration fiscale.
Ces indemnités permettent de couvrir les dépenses liées au véhicule (carburant, entretien, assurance, usure…) sans produire chaque facture.
En revanche, une règle essentielle demeure : toute charge déduite du résultat de l’entreprise doit être justifiée.
En cas de contrôle, l’administration fiscale peut demander à vérifier la réalité des déplacements professionnels.
Une décision de justice qui rappelle les obligations des entreprises
Dans un arrêt du 25 juin 2026, la Cour administrative d’appel de Toulouse a confirmé le redressement de deux dirigeants qui ne disposaient pas de justificatifs suffisants.
Ils avaient uniquement présenté :
- des relevés manuscrits de kilomètres ;
- des notes mentionnant leur participation à différents événements.
Pour les juges, ces documents ne démontrent pas suffisamment la réalité des déplacements professionnels.
En l’absence de preuves complémentaires (tickets de péage, factures de carburant, convocations, échanges de mails…), les indemnités kilométriques ont été intégralement réintégrées dans le résultat imposable de la société.
Les sommes versées aux dirigeants ont également été requalifiées en revenus imposables, entraînant une double conséquence fiscale.
Quels justificatifs conserver pour sécuriser vos indemnités kilométriques ?
Pour éviter tout redressement fiscal, il est recommandé de conserver systématiquement les éléments permettant de prouver chaque déplacement professionnel.
Parmi les justificatifs utiles figurent notamment :
- les factures de carburant ;
- les tickets de péage ou de stationnement ;
- les convocations à des rendez-vous ou événements ;
- les courriels de prise de rendez-vous ;
- les ordres de mission ou agendas professionnels.
Il est également conseillé de tenir un registre des déplacements mentionnant :
- la date du déplacement ;
- le trajet effectué ;
- le motif professionnel ;
- le kilométrage de départ et d’arrivée ;
- le véhicule utilisé lorsqu’il existe plusieurs véhicules.
Plus les justificatifs sont précis, plus les indemnités kilométriques seront sécurisées en cas de contrôle.
Quels sont les risques en cas de contrôle fiscal ?
Lorsque les déplacements ne sont pas suffisamment justifiés, les conséquences peuvent être importantes :
- réintégration des indemnités kilométriques dans le résultat imposable de l’entreprise ;
- augmentation de l’impôt sur les sociétés ;
- requalification des remboursements en rémunération imposable pour le dirigeant ;
- application éventuelle de pénalités et intérêts de retard.
Une gestion rigoureuse des frais professionnels constitue donc un véritable enjeu de sécurisation fiscale.
Faites-vous accompagner pour sécuriser vos remboursements de frais
La gestion des indemnités kilométriques, des notes de frais et des remboursements professionnels nécessite une organisation rigoureuse afin de respecter les exigences de l’administration fiscale.
Les experts-comptables et juristes d’AEQUITAS accompagnent les dirigeants, TPE et PME dans la sécurisation de leurs pratiques comptables et fiscales, que ce soit à Lille, Lens ou Douai.
Une analyse personnalisée permet de vérifier la conformité de vos remboursements de frais et de limiter les risques lors d’un contrôle fiscal.
